Prezenta Politică de Confidențialitate se aplică societăților care fac parte din Grupul Rădăcini, astfel cum sunt enumerate la Capitolul VIII, fiecare acționând ca operator de date, independent sau, după caz, ca operator asociat.

Aceste societăți prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal furnizate direct sau colectate în cadrul relației cu dumneavoastră, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Prelucrarea datelor include orice operațiune realizată asupra acestora, prin mijloace manuale sau automate, precum colectarea, utilizarea, stocarea sau ștergerea datelor, inclusiv prin intermediul site-ului sau al aplicațiilor noaste.

1. Prelucrarea datelor în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR – Executarea unui contract

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în vederea executării contractelor încheiate cu clienții sau pentru a face demersuri la solicitarea acestora înainte de încheierea unui contract, în următoarele scopuri:

· gestionarea relației cu clienții în legătură cu garanțiile, serviciile de service și obligațiile post-vânzare;

· acordarea de suport financiar și pentru înmatriculare, la solicitarea clientului, în cadrul relației contractuale;

· prestarea serviciilor de întreținere și reparații necesare îndeplinirii obligațiilor contractuale post-vânzare;

· pregătirea și transmiterea ofertelor solicitate de persoanele vizate, programarea intervențiilor de service, organizarea întâlnirilor în showroom sau a test-drive-urilor și realizarea demersurilor necesare înainte de încheierea unui contract sau pentru executarea acestuia.

· transmiterea către producătorii auto a datelor privind vehiculele vândute și intervențiile efectuate, în scopul gestionării garanțiilor, campaniilor de rechemare, raportărilor tehnice și monitorizării calității produselor.

2. Prelucrarea datelor în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR – Îndeplinirea unei obligații legale

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal pentru respectarea obligațiilor legale care îi revin, inclusiv în următoarele scopuri:

· emiterea documentelor fiscale (facturi, chitanțe, bonuri) pentru respectarea obligațiilor legale;

· stocarea datelor conform perioadelor legale pentru a facilita auditul, controalele și raportările legale;

· transmiterea informațiilor către autorități pentru respectarea obligațiilor legale și fiscale;

· prelucrarea datelor pentru detectarea tranzacțiilor suspecte, verificarea conformității și prevenirea activităților ilegale, asigurând integritatea financiară și respectarea legii;

· gestionarea și raportarea datelor despre vehicule scoase din uz și reciclarea componentelor, asigurând conformitatea cu reglementările de mediu;

3. Prelucrarea datelor în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR – Interes legitim

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în scopul realizării intereselor sale legitime, cu respectarea drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor vizate, pentru următoarele activități:

· gestionarea solicitărilor primite prin call center, formulare de contact sau alte canale de comunicare și furnizarea informațiilor solicitate despre produsele și serviciile operatorului, atunci când solicitările nu sunt legate de pregătirea sau executarea unui contract.

· contactarea clienților după achiziție pentru completarea chestionarelor de satisfacție, în scopul evaluării experienței, îmbunătățirii serviciilor și consolidării relației cu aceștia;

· propunerea, în contextul relației contractuale existente, a unor servicii conexe direct legate de utilizarea și întreținerea vehiculului (ex. finanțare, asigurări, servicii administrative sau de mentenanță).

· notificarea clienților despre termenele pentru revizii, întreținere și expirarea documentelor (RCA, ITP) în scopul menținerii relației cu clientul și asigurării unei utilizări sigure și conforme a vehiculului; acestea nu reprezintă comunicări de marketing, ci comunicări realizate în baza interesului legitim al operatorului și persoanele vizate au dreptul de a se opune acestor comunicări.

· înregistrarea și menținerea istoricului intervențiilor de service efectuate asupra vehiculelor, în scopul asigurării trasabilității tehnice, gestionării garanțiilor, relației cu producătorii auto și îmbunătățirii serviciilor oferite.;

· analiza și raportarea internă pentru evaluarea performanței, identificarea îmbunătățirilor și optimizarea proceselor;

· utilizarea soluțiilor de securitate pentru protejarea platformelor IT și prevenirea accesului neautorizat, asigurând siguranța și conformitatea legală;

· monitorizarea video a spațiilor în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor, prevenirii incidentelor. Informarea persoanelor vizate privind utilizarea sistemelor CCTV se realizează prin afișarea pictogramelor și a notelor informative la intrarea în spațiile supravegheate.

4. Prelucrarea datelor în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR – Consimțământul persoanei vizate

În situațiile în care este necesar consimțământul persoanei vizate, Operatorul prelucrează datele cu caracter personal exclusiv după obținerea acestuia, în următoarele scopuri:

· marketing direct: comunicări personalizate pentru promovare și consolidarea relațiilor cu clienții.

· înregistrarea apelurilor pentru gestionarea plângerilor, îmbunătățirea instruirii și evaluarea performanței agenților.

· crearea unui cont în aplicația Radacini pentru a permite utilizatorilor accesul personalizat la servicii și funcționalități dedicate.

· Date de identificare: nume, prenume, CNP (este prelucrat doar în situațiile în care este necesar conform legislației aplicabile - ex. contracte de finanțare sau alte obligații legale), adresă de domiciliu sau reședință, seria și numărul actului de identitate.

· Date de contact: e-mail, număr de telefon.

· Date financiare: informații bancare (IBAN, detalii despre plata avansului sau rate), venituri sau alte date financiare (în cazul contractelor de leasing sau credit)

· Date privind vehiculul achiziționat: modelul și seria vehiculului, numărul de înmatriculare (dacă dealer-ul se ocupă și de înmatriculare), date despre garanția vehiculului.

· Date comerciale: istoricul achizițiilor (ce produse/servicii au fost cumpărate), feedback-ul sau reclamațiile primite de la client.

· Date pentru scopuri contractuale: semnătura, informații necesare pentru întocmirea și executarea contractului de vânzare, informații legate de solicitările de reparații sau servicii post-vânzare.

· Date pentru scopuri de conformitate legală:    documente justificative solicitate prin legislație (facturi, dovezi de identitate), date necesare pentru raportările către autorități (de exemplu, ANAF, RAR sau autorități pentru reciclare).

· Date video (supraveghere CCTV): imagini captate de camerele video instalate în locația operatorului.

· Date privind asigurările: date necesare pentru obținerea asigurărilor auto.

· Date colectate în scopuri de marketing (dacă există consimțământ): preferințele privind modelele, serviciile sau ofertele operatorului, participarea la evenimente sau promoții organizate de operator.

Datele dumneavoastră personale pot fi transferate între diferite departamente ale companiei noastre sau între entitățile din cadrul grupului nostru, atunci când acest lucru este necesar pentru realizarea scopurilor menționate în această Politica de Confidențialitate

Acest transfer se realizează în conformitate cu temeiurile legale aplicabile, inclusiv pentru executarea contractului, respectarea obligațiilor legale, sau pe baza interesului nostru legitim de a asigura o gestionare eficientă și centralizată a operațiunilor noastre. Toate entitățile din cadrul grupului nostru respectă aceleași standarde stricte de confidențialitate și protecție a datelor.

De asemenea, datele dumneavoastră personale pot fi transferate către destinatarii relevanți doar în măsura necesară pentru îndeplinirea scopurilor specificate în aceasta Politica de Confidențialitate, conform temeiului legal aplicabil pentru fiecare prelucrare.

· Producătorii auto: pentru garanții/ obligatii privind raportarile sau campanii de rechemare si pentru scopuri de marketing, în cazul în care dvs. v-ati dat consimțământul.

· Autoritățile publice: de exemplu, Administrația fiscală (ANAF) - pentru conformitate cu legislația fiscală (facturare și raportare), Registrul Auto Român (RAR) - in cazul certificării tehnice a vehiculelor, poliția sau alte autorități judiciare - dacă există obligații legale, cum ar fi furnizarea datelor în caz de investigații.

· Instituții sau furnizori de servicii financiare și de leasing: dacă vehiculul este achiziționat prin finanțare sau leasing, datele sunt transmise instituțiilor sau furnizorilor implicati pentru verificare și procesare.

· Firme de asigurări si brokeraj: pentru emiterea polițelor RCA sau CASCO necesare înmatriculării sau utilizării vehiculului.

· Furnizori IT și platforme digitale: furnizori de soluții CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu clienții, platforme de e-mail/SMS marketing - în cazul campaniilor promoționale, parteneri pentru stocarea și procesarea datelor în sisteme cloud.

· Agenții de marketing și publicitate, exclusiv pentru activități de marketing direct realizate în baza consimțământului persoanei vizate.

· Operatori de reciclare și mediu: pentru obligațiile legale privind reciclarea vehiculelor sau a pieselor, datele pot fi transmise acestor operatori.

Datele prelucrate în baza relațiilor contractuale sunt păstrate pe durata necesară executării contractului și îndeplinirii obligațiilor legale și post-contractuale ale Operatorului, inclusiv obligații de arhivare, garanție, raportare și apărarea drepturilor în cazul unor reclamații, controale sau litigii.

Datele prelucrate în scopuri de marketing sunt păstrate pe durata existenței consimțământului persoanei vizate sau până la retragerea acestuia, moment de la care prelucrarea încetează, iar datele sunt șterse sau anonimizate, după caz.

Imaginile înregistrate prin sistemele de supraveghere video (CCTV) sunt stocate pentru o perioadă limitată, de regulă de maximum 30 de zile, după care sunt șterse automat, cu excepția situațiilor în care acestea sunt necesare pentru investigarea unor incidente, soluționarea reclamațiilor sau în cadrul unor proceduri legale.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate, în principal, în cadrul Spațiului Economic European (SEE).

În anumite situații, în cadrul activităților desfășurate, unele date pot fi transferate către producătorii auto cu care colaborăm, ale căror subsidiare sau parteneri pot fi localizați în afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri, ne asigurăm că transferurile de date sunt realizate în conformitate cu prevederile GDPR, prin aplicarea unor garanții adecvate, precum utilizarea clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a altor mecanisme de protecție prevăzute de lege.

Atunci când datele sunt transferate către state pentru care Comisia Europeană a emis o decizie de adecvare, transferurile se realizează în baza acestei decizii.

Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Aceste măsuri includ, dar nu se limitează la, utilizarea criptării, gestionarea accesului pe baza unor autorizări stricte, monitorizarea continuă a sistemelor noastre pentru identificarea și prevenirea accesului neautorizat, precum și stocarea datelor în medii securizate. 

Pentru facilitarea exercitării drepturilor persoanelor vizate, societățile din Grupul Rădăcini au desemnat un punct unic de contact. Fiecare societate din grup rămâne însă responsabilă pentru modul în care prelucrează datele cu caracter personal. Persoanele vizate ne pot transmite solicitări privind drepturile lor GDPR prin e-mail, la gdpr@radacini-grup.ro, în scris, la Rădăcini Grup, B-dul Iuliu Maniu nr. 246, sector 6, București – dep. Administrativ – GDPR, precum și prin intermediul departamentului Relații Clienți, urmând ca acestea să fie direcționate către structura competentă.

➡️ Radacini Motors SRL, Radacini Auto Motor SRL, Arian Motors SRL, Radacini SRL, Radacini Motors Brasov SRL, Darius Motors SRL, Irmex SA, Radacini Auto Trading SRL, Radacini Equipment SRL, Sama Service Team SRL, Sama Service Grup SRL.

Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de cel mult 30 de zile.

Dreptul de acces: Puteți solicita o copie a datelor personale pe care le deține operatorul despre dumneavoastră.

Dreptul de rectificare: Puteți corecta datele personale inexacte, cu excepția celor legate de produsele achiziționate/ închiriate, facturi sau vizite, care sunt protejate de lege.

Dreptul de a fi uitat / de ștergere: Puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale, iar Operatorul va gestiona solicitarea care, dacă este cazul, o va transmite și către alți operatori implicați, inclusiv producătorii auto, acolo unde este necesar.

Anumite date nu pot fi șterse sau restricționate atunci când prelucrarea acestora este necesară pentru respectarea obligațiilor legale, executarea contractelor sau pentru gestionarea eventualelor litigii, reclamații ori controale ale autorităților.

Prelucrarea datelor cu caracter personal exclusiv în scopuri de marketing încetează fie prin retragerea consimțământului, fie ca urmare a unei solicitări de ștergere a datelor, aceste date fiind șterse sau anonimizate, după caz. O astfel de solicitare nu afectează datele care sunt necesare pentru executarea contractelor, respectarea obligațiilor legale sau pentru gestionarea eventualelor litigii, reclamații ori controale ale autorităților.

Conturile Rădăcini create pe baza consimțământului pot fi șterse în orice moment și direct din contul utilizatorului, prin opțiunea „Șterge contul”, ștergerea producând efecte cu excepția datelor care trebuie păstrate conform legii sau altor temeiuri legale aplicabile.

Dreptul de retragere: Puteți cere oricând retragerea consimțământului acordat pentru prelucrarea datelor.

Dreptul la portabilitate: Puteți primi datele personale furnizate operatorului într-un format accesibil și, dacă este tehnic posibil, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ și este automată.

Dreptul de restricționare: În anumite situații, puteți solicita limitarea prelucrării datelor personale conform art. 18 din Regulament.

Dreptul de opoziție: Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor realizate în baza interesului legitim, inclusiv utilizării datelor în scopuri de marketing direct. Operatorul poate continua prelucrarea doar dacă există motive legale justificate sau dacă datele sunt necesare pentru soluționarea unor reclamații, litigii ori solicitări ale autorităților.

Dreptul de a depune plângere: Persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere privind prelucrarea datelor cu caracter personal la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, sau prin intermediul site-ului oficial al autorității (www.dataprotection.ro).